Hệ thống Quản lý Phân phối (DMS) luôn là vấn đề nan giải đối với doanh nghiệp. Nó có thể dẫn đến việc giảm chất lượng nếu nguyên liệu thô được giao cho một công ty quá sớm hoặc quá chậm. Ngoài ra, đối thủ cạnh tranh cũng có thể chiếm hầu hết thị phần nếu thành phẩm được giao quá muộn.
Vì việc phân phối hiệu quả là yếu tố rất quan trọng nên các phương pháp phụ, chẳng hạn như kiểm kê đúng lúc, đã được đưa vào chuỗi cung ứng và quản lý hàng tồn kho để cải thiện hệ thống. Nhưng vì chúng liên quan đến nhiều bộ phận chuyển động và cách tiếp cận khác nhau nên việc phân phối hiệu quả đòi hỏi phải có chiến lược quản lý phân phối vững mạnh, được hỗ trợ bởi thông tin theo thời gian thực.
Quá trình kiểm soát cách vận chuyển mọi thứ từ nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất đến điểm bán hàng được gọi là hệ thống quản lý phân phối (DMS). Đây là thuật ngữ dùng để giải thích một hoạt động và quy trình chi tiết bao gồm quản lý hàng tồn kho, quản lý chuỗi cung ứng, gửi kho và đóng gói.
Đối với các nhà phân phối và bán sỉ, quản lý phân phối là yếu tố cần thiết cho chu kỳ kinh doanh. Sự thành công của doanh nghiệp phụ thuộc vào việc duy trì tốt khả năng cạnh tranh trên thị trường và sự hài lòng của khách hàng.
Ưu điểm của Hệ thống Quản lý Phân phối (DMS)
Doanh nghiệp có nhiều lý do khác nhau để sử dụng hệ thống quản lý phân phối bên cạnh việc bảo toàn doanh thu. Lý do đầu tiên là hệ thống giúp giữ mọi thứ theo trật tự. Nhà bán lẻ sẽ phải trữ hàng tồn kho tại nhiều địa điểm nếu không có hệ thống quản lý thông minh. Đây quả là ý tưởng kinh khủng, đặc biệt nếu bên bán không có đủ không gian trữ hàng.
Hệ thống quản lý phân phối (DMS) dành cho người tiêu dùng cũng giúp đơn giản hóa mọi thứ. Nó cho phép người tiêu dùng mua sắm nhiều loại hàng hóa tại một điểm. Khách hàng sẽ phải truy cập vài trang web để chỉ tìm hiểu xem họ có cần một hệ thống mà có lẽ không tồn tại hay không.
Việc thiết lập DMS phù hợp cũng làm giảm khả năng xảy ra sự cố giao hàng và giảm số lần giao sản phẩm.
Lợi ích của Hệ thống quản lý phân phối (DM)
Sau đây là một số lợi ích mà doanh nghiệp nhỏ có thể tận dụng bằng cách sử dụng hai chương trình quản lý phân phối:
Giá cả hợp lý: Có thể giảm chi phí bằng cách sử dụng phần mềm quản lý phân phối trong doanh nghiệp. Vì quý vị không cần tuyển thêm nhân viên để giám sát giao dịch nên doanh nghiệp của quý vị có thể tiết kiệm rất nhiều tiền. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí lao động bằng cách theo dõi số lượng nhân lực cần thiết dành cho số công việc thực tế của công ty, do đó không cần phải trả tiền cho các hoạt động tính toán thủ công.
Cải thiện việc quản lý thời gian của công ty: Doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng hệ thống quản lý và giám sát hàng tồn kho đơn giản. Nó cho phép doanh nghiệp dành thêm nhiều thời gian cho các hoạt động khác như cải thiện dịch vụ khách hàng hoặc đẩy mạnh chiến dịch quảng cáo. Phần mềm quản lý doanh nghiệp là công cụ chủ yếu dùng để tiết kiệm thời gian hơn là tiết kiệm tiền.
Doanh nghiệp có thể quản lý thời gian tốt hơn và tránh lãng phí thời gian cho các nhiệm vụ kế toán và kiểm kê tự động. Ngoài ra, hệ thống giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tập trung hơn vào các yếu tố quan trọng khác trong hoạt động kinh doanh như quảng cáo, tiếp thị và bán hàng.
Theo dõi hàng tồn kho thật đơn giản: Công ty có thể dễ dàng theo dõi hàng tồn kho nhờ tính năng quản lý hàng tồn kho tự động có trong phần mềm. Nhờ đó, quý vị có thể cập nhật kho sản phẩm với các sản phẩm được sử dụng hoặc tặng cho khách hàng. Điều này đặc biệt hữu ích vì doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý phân phối tiên tiến có thể ngay lập tức nhận được các sản phẩm mà họ yêu cầu và lấp đầy danh sách kiểm kê của khách hàng.
Phát hiện sự khác biệt: Hệ thống cũng cho phép doanh nghiệp xác định xem hàng tồn kho và số lượng phân chia thực tế có khác nhau hay không. Công ty có thể kiểm tra các giao dịch được ghi nhận để tìm sự khác biệt trong hồ sơ. Kết quả là, công ty của quý vị có thể gặp vấn đề. Bằng cách cài đặt phần mềm như vậy, công ty có thể ngăn ngừa các vấn đề nghiêm trọng với hồ sơ giao dịch, giao hàng, hàng tồn kho và doanh số không nhất quán.
Cách tận dụng Hệ thống Quản lý Phân phối sao cho tốt nhất?
Hệ thống quản lý phân phối đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu không liên kết với nhà cung cấp dịch vụ phù hợp, hệ thống có thể gây tác động nghiêm trọng. Vì vậy, quý vị phải nghiên cứu thật cẩn thận trước khi sử dụng một hệ thống quản lý.
Hãy luôn nghiên cứu kỹ trước khi chọn nhà cung cấp dịch vụ hệ thống quản lý phân phối. Tốt nhất là quý vị nên tham khảo trang web và thảo luận trực tiếp với nhà cung cấp để hiểu rõ hơn và nhận được dịch vụ liền mạch.